POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PTDP-TEAM-001
Versión 1 – Agosto 2023
1. INTRODUCCIÓN
En virtud de lo establecido en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, así como de los artículos 13 a 19 del Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y la Circular No. 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio, a continuación, se establecen las Políticas de Tratamiento de Bases de Datos Personales, las cuales serán obligatorias para todos los empleados de TRUJILLO COMPANY S.A.S. (en adelante “TEAM”) Éstos serán responsables a su vez por garantizar que las mismas sean conocidas por terceros, clientes, proveedores y contratistas que con ocasión de una relación contractual puedan llegar a tener acceso a la información de las bases de datos personales frente a las cuales TEAM sea responsable o encargado del tratamiento. Las presentes políticas principalmente se entienden aplicables a las bases de datos de la Empresa donde TEAM sea el responsable del tratamiento, tales como: las bases de datos de aspirantes en procesos de selección, las bases de datos de los trabajadores, las bases de datos de clientes y las bases de datos de proveedores.
2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CAPITULO I – GENERALIDADES
Artículo 1: Ámbito de Aplicación: Las Políticas serán aplicables a los datos personales de personas naturales, registrados en cualquier Base de Datos, construidas antes o después de la entrada en vigencia de las normas sobre tratamiento de Datos Personales. Las Políticas no serán aplicables a aquellos Datos que por su generalidad se convierten en anónimos al no permitir identificar o individualizar a un titular específico.
Artículo 2: Definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Empresa: Para los efectos del presente documento se refiere a TEAM .
Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, pública o privada que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Artículo 3: Principios Rectores:
Principio de Legalidad: Este principio hace alusión a lo siguiente; El tratamiento a que se refiere la presente ley, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: Se encuentra definido en los siguientes términos: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad: Hace alusión a que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: Establece que la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales salvo información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicaciones masivas, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme la presente ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponde al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Artículo 4: Identificación del Responsable: La sociedad TEAM, actuará normalmente como Responsable del Tratamiento de Datos, pero eventualmente podría ser Encargado. En cualquiera de estos casos, la Empresa podrá ser contactada y se encuentra identificada de la siguiente manera:
Razón social: TRUJILLO COMPANY S.A.S.
Domicilio Social: Bogotá D.C., Colombia.
Nit: 901253547
Dirección: Av 26 · 92 32.
Correo electrónico: info@trujillocompany.com Teléfono: 3015884603
CAPITULO II – AUTORIZACIÓN
Artículo 5: Autorización: El Tratamiento de Datos Personales por parte de TEAM requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.
Artículo 6: Forma y mecanismos para otorgar la Autorización: La Autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, y en particular: i) por escrito, ii) de forma oral, o iii) mediante conducta inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la Autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Artículo 7: Prueba de la Autorización: TEAM mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuando y como se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos.
CAPITULO III – BASE DE DATOS Y FINALIDADES DE TRATAMIENTO
Artículo 8: Bases de Datos: La empresa hará el Tratamiento de los Datos Personales en los términos y alcances de la Autorización entregada por el Titular de la información, de las siguientes bases:
• Bases de datos de clientes.
• Bases de datos de proveedores.
• Bases de datos de empleados.
Artículo 9: Finalidades: TEAM actuando como Encargado o Responsable, tendrá las siguientes finalidades del Tratamiento de las Bases de Datos automatizadas.
Como Responsable: La Empresa hará el Tratamiento de los Datos Personales en los términos y alcances de la Autorización entregada por el Titular de la información, para ser recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos, para los siguientes propósitos o finalidades:
Respecto de la base de datos de nuestros Clientes:
1. Para proveer servicios y productos requeridos;
2. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular;
3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;
4. Informar sobre cambios en productos o servicios;
5. Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos;
6. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos), y la realización de las mismas en redes sociales;
7. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización;
8. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario;
9. Compartir, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de TEAM;
10. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel;
11. Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio;
12. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que TEAM desarrolla;
13. Permitir que compañías vinculadas a TEAM, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
14. Controlar el acceso a las oficinas e instalaciones de TEAM , incluyendo la implementación de zonas video-vigiladas;
15. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
16. Transferir la información recolectada a distintas áreas de TEAM y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones;
17. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;
18. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de TEAM y en sus Bases de Datos comerciales y operativas;
19. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de TEAM.
Respecto de la Base de Datos de nuestros empleados y proveedores:
1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
2. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos propios de la operación, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
3. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
4. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
5. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
6. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de TEAM y asistir en su utilización;
7. Planificar actividades empresariales;
8. Controlar el acceso a las oficinas de TEAM y establecer medidas de seguridad;
9. Transferir la información recolectada a distintas áreas de TEAM y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
10. Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de TEAM y procesar sus pagos;
11. Realizar capacitaciones;
12. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de TEAM y en sus Bases de Datos comerciales y operativas;
13. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de TEAM.
Como encargado del Tratamiento: Eventualmente la Empresa podrá hacer el Tratamiento de los Datos Personales en los términos y alcances de la Autorización entregada por el Titular de la Información, en este caso se realizará bajo los mismos parámetros de Tratamiento que se mencionan en el artículo anterior.
Artículo 10: Seguridad de la Información: Los mecanismos a través de los cuales la Empresa hace uso de los Datos Personales son seguros y confidenciales, pues cuenta con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, asegurando la confidencialidad de los mismos.
Los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos serán conservados mientras exista una relación comercial entre TEAM y los terceros.
CAPITILO IV – DERECHOS Y DEBERES
Artículo 11: Derechos de los titulares: Los Titulares de la información tienen los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan
a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. En ejercicio de los derechos anteriormente listados podrá realizar las consultas que resulten pertinentes y realizar los reclamos que entienda necesarios de cara a garantizar el respeto de los mismos.
• Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.
Artículo 12: Deberes de la Empresa: TEAM reconoce que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, TEAM hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, TEAM cuando actúe como Responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a Solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.
• Informar a la autoridad de protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Los demás previstos en la ley.
Artículo 13: Deberes como Encargado del Tratamiento: TEAM como
Encargado del Tratamiento, en caso de que llegare a serlo, deberá cumplir los siguientes deberes:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y según las condiciones establecidas en el respectivo contrato suscrito con el Responsable.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
• Registrar en la Base de Datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la Base de Datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Conservar la información y grabaciones de los Titulares según los términos establecidos en los respectivos contratos. En caso que no se señale un plazo en particular, la Empresa conservará la información por un tiempo máximo de 1 año.
Artículo 14: Concurrencia de Calidades: En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento a la Empresa le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
Artículo 15: Medidas de seguridad tratamiento base de datos: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, La Empresa aplicará en el Tratamiento de las Bases de Datos a su cargo, bien sea como Responsable o como Encargado, las mejores prácticas, el mayor esfuerzo y diligencia de cara a garantizar la seguridad y confidencialidad, evitando así su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los Datos de seguridad de las Bases de Datos de la empresa.
Artículo 16: Aviso de Privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recolección de sus Datos, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y, en general, las finalidades para las cuales sus Datos han sido obtenidos y el Tratamiento que TEAM le dará a los mismos.
Según lo estipulado en el Artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, en caso que no sea posible poner a disposición del Titular las Políticas de Tratamiento de la Información, los Responsables deberán informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de recolección de los Datos Personales.
A continuación, se transcribe el Aviso de Privacidad que se puede emplear por parte de la Empresa. No obstante, la Empresa podrá ajustar dichos avisos para su aplicación en los diferentes tipos de Autorizaciones, pero sin incumplir con lo previsto en la normatividad vigente:
“TEAM está comprometida con la protección de sus Datos Personales. Por medio de este aviso se le informa nuestra Política de Protección de Datos Personales, se describe el Tratamiento al que serán sometidos los Datos y su finalidad, los derechos de los Titulares, las medidas de seguridad y el medio para realizar consultas, peticiones y reclamos”.
CAPITULO V – PERSONA Y ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE
PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS DE TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Artículo 17: Área responsable: Es responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales, la Gerencia Legal y de Cumplimiento y puede ser ubicada en la Av 26 92-32, en la ciudad de Bogotá, Colombia, y en el correo electrónico info@trujillocompany.com
La Gerencia Legal y de Cumplimiento de la Empresa asumirá el rol de oficial de protección de Datos Personales de TEAM y sus funciones principales consistirán en garantizar el adecuado Tratamiento y protección de la información personal utilizada en la operación de TEA, así como asegurar la atención oportuna, de acuerdo con lo establecido en la ley aplicable, de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con la protección de Datos Personales.
CAPITULO VI – PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
Artículo 18: Derecho de acceso: Los Titulares de Datos Personales tratados por TEAM tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
La vía que se ha implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva es:
La dirección electrónica info@trujillocompany.com
Artículo 19: Tipos de solicitudes: Los canales podrán ser utilizados por Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
1. Consultas: El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
La petición será atendida por TEAM en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Reclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por TEAM deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante TEAM, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
- El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
- La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por TEAM indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
a. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva Autorización.
c. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá´ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Parágrafo Primero. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
Parágrafo Segundo. Supresión: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante, lo cual TEAM podrá negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Artículo 20: Revocatoria de la Autorización: Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar la Autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando solo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el Titular deberá´ indicar la finalidad que desea eliminar.
CAPITULO VII – VIGENCIA
Artículo 21: Los Datos Personales bajo el control de TEAM serán conservados durante el tiempo requerido según la finalidad del Tratamiento y/o por el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual. TEAM ha adoptado medidas para la eliminación oportuna y segura de sus Datos Personales, contenidas en el Manual de Políticas y Procedimientos.
CAPITULO VIII – TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
Artículo 22: Tratamiento: En desarrollo de su actividad comercial, TEAM realiza Tratamiento de Datos Sensibles para propósitos específicos. Por ejemplo, recopila, usa, y almacena Datos de salud e incapacidades laborales de sus trabajadores. TEAM sólo efectuará Tratamiento de Datos Personales sensibles en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.
Para el anterior fin, TEAM ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y/o aliados comerciales.
La recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso advertirá que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.
Artículo 23: Datos sensibles en menores de edad: La Empresa hace Tratamiento de Datos Sensibles más no de menores de edad. No obstante, de lo anterior, se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, los cuales establecen los Datos Sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes.
CAPITULO IX– TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
Artículo 24: En concordancia con el artículo 26 de la ley 1581 de 2012, se prohíbe la Transferencia de Datos Personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de Protección de Datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la ley 1581 de 2012.
Esta prohibición no regirá´ cuando se trate de:
a. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la Transferencia;
b. Intercambio de Datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del
Titular por razones de salud o higiene pública;
c. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la
República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la Autorización del Titular;
f. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
CAPITULO X – TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS
Artículo 25: Cuando TEAM desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro fuera del territorio de la República de Colombia, deberá establecer cláusulas contractuales o celebrar un contrato de Transmisión de Datos Personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
1. Los alcances y finalidades del Tratamiento.
2. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de TEAM.
3. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato de TEAM.
4. El deber del Encargado de tratar los Datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente Política.
5. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos Personales y las Bases de Datos, así como de guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos transmitidos.
6. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por TEAM como por el Encargado de los Datos en su lugar de destino.
TEAM no solicitará la Autorización cuando la Transmisión internacional de Datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
CAPÍTULO XI – DISPOSICIONES FINALES
Artículo 26: TEAM se encargará de la protección de los Datos Personales, tramitará las solicitudes de los Titulares, y garantizará el ejercicio de los derechos de los mismos.
Artículo 27: Prevalencia de las normas sustantivas sobre la materia: Teniendo en cuenta que el presente documento busca dar cumplimiento a las normas que regulan la protección del derecho de habeas data consagrado en la constitución, las leyes estatutarias sobre la materia y los reglamentos que expida el Gobierno Nacional para tal propósito, la interpretación de las políticas de la entidad estará en todo momento subordinada al contenido de tales disposiciones superiores, por lo que en caso de incompatibilidad o contradicción entre las presentes políticas y la normatividad superior será aplicable esta última.
Artículo 28: Transferencia y transmisión de datos personales: La Empresa realiza
Transmisión más no Transferencia de los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de las cuales es responsable
Artículo 29: Vigencia: La presente Política rige a partir del 30 de agosto de 2023.
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Las cookies, o rastreadores similares, son datos utilizados por un servidor para enviar información de estado al navegador de un usuario y, a través de ese navegador, enviar información de estado al servidor original.
La información de estado puede ser, por ejemplo, una ID de sesión, idioma, fecha de vencimiento, etc.
Las cookies se utilizan para almacenar información sobre el estado mientras dure su validez cuando un navegador acceda a diferentes páginas de un sitio web o cuando el navegador regrese posteriormente a ese sitio web.
¿PARA QUÉ SE UTILIZAN LAS COOKIES ENVIADAS DESDE EL SITIO?
TEAM utiliza cookies y otros rastreadores, especialmente para los siguientes propósitos:
LAS COOKIES SON EXTREMADAMENTE NECESARIAS PARA FACILITAR LA NAVEGACIÓN DEL SITIO
Las cookies tienen especialmente la capacidad de:
· Optimizar la experiencia del usuario y facilitar la navegación, especialmente determinando las "rutas técnicas" de navegación.
· Retener información según la cual el usuario de Internet ha visto el banner de información de cookies que se muestra y ha seguido navegando, permitiendo así que se inserten cookies en su terminal.
CARACTERÍSTICAS DE COOKIES
Las cookies tienen, en particular, la vocación de:
· Adaptar el Sitio a las preferencias de visualización de su terminal (idioma, moneda, resolución de pantalla, sistema operativo, configuración de visualización de la página web y configuración de acuerdo con el terminal en uso y su ubicación, etc.).
· Recuerde cierta información que ingrese en el Sitio para facilitar y personalizar su próxima navegación.
COOKIES UTILIZADAS PARA RASTREAR EL USO DE USUARIOS DEL SITIO WEB (MEDICIÓN DE AUDIENCIA)
Estas cookies nos ayudan a comprender sus interacciones con el Sitio (páginas más visitadas, aplicaciones utilizadas, etc.); Estas cookies se pueden usar para compilar estadísticas o para probar diferentes vistas para aumentar el interés y la ergonomía de sus servicios.
COOKIES DE REDES SOCIALES (PUESTAS POR TERCEROS)
Estas cookies le permiten compartir sus opiniones en el Sitio y compartir contenido en las redes sociales (por ejemplo, los botones "Compartir" o "Me gusta" de la aplicación social).
Las aplicaciones de redes sociales en el Sitio, como se mencionó anteriormente, en algunos casos pueden permitir que las redes sociales correspondientes lo identifiquen incluso si no ha hecho clic en los botones de la aplicación. De hecho, este tipo de botón puede permitir que la red social en cuestión siga su navegación en el Sitio simplemente porque su cuenta de red social en cuestión está activada en su dispositivo (sesión abierta) mientras navega.
Le recomendamos que revise las políticas de estas redes sociales para conocer los propósitos de su uso, incluida la publicidad, de la información de navegación que pueden recopilar. Estas políticas deberían permitirle ejercer sus opciones con respecto a estas redes sociales, especialmente al configurar sus cuentas para cada una de ellas.
COOKIES SUJETAS A SU CONSENTIMIENTO
La instalación de algunas cookies está sujeta a su consentimiento. Además, cuando realiza su primera visita al Sitio, se le solicita, mediante la presencia de un banner de información en la página de inicio del Sitio, si acepta la instalación de dichas cookies. Las cookies solo se activarán tras su aceptación para continuar navegando por el Sitio.
Puede volver a su elección en cualquier momento utilizando los diversos medios descritos en la sección "¿Cómo administrar las cookies?".
¿CÓMO ADMINISTRAR LAS COOKIES?
Hay varias formas de administrar cookies y otros rastreadores.
Puede configurar su navegador para:
· Aceptar todas las cookies, o
· Rechazarlas sistemáticamente, o
· Elija los que acepte según sus emisores.
También puede configurar su navegador para que acepte o rechace las cookies caso por caso antes de instalarlas. También puede eliminar periódicamente las cookies de su dispositivo a través de su navegador.
Asegúrese de configurar todos los navegadores en sus diferentes terminales (tabletas, teléfonos inteligentes, computadoras, etc.).
Para la gestión de cookies y sus elecciones, la configuración de cada navegador es diferente. Se describe en el menú de ayuda de su navegador, que le indicará cómo cambiar sus preferencias de cookies.
El registro de una cookie en su terminal está esencialmente sujeto a su voluntad, que puede expresar y modificar en cualquier momento y de forma gratuita a través de las opciones que se ofrecen en su navegador.
Si su navegador está configurado para aceptar cookies en su dispositivo, las cookies integradas en páginas y contenido que haya visto pueden almacenarse temporalmente en un área dedicada de su dispositivo. Solo pueden ser leídos por su transmisor.
Por el contrario, puede configurar su navegador para rechazar las cookies. En este sentido, debe tener en cuenta que al configurar su navegador para rechazar cookies, algunas funciones, páginas y espacios en el Sitio no estarán disponibles (por ejemplo, si está intentando acceder al contenido o servicios de TEAM que requieren su identificación, o si el TEAM o nuestros proveedores de servicios no pueden reconocer, debido a problemas de compatibilidad, el tipo de navegador que utiliza su terminal, el idioma, la configuración de la pantalla o el país donde se encuentra su terminal). TEAM no es responsable de las consecuencias del funcionamiento degradado de sus servicios como resultado de la imposibilidad de registrar o consultar las cookies necesarias para su funcionamiento y que han sido rechazadas o eliminadas.
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